Zur beiderseitigen Absicherung kann es sich empfehlen, grundlegende Elemente des Auftrags, insbesondere die Art und den zeitlichen Umfang der Tätigkeit, schriftlich festzuhalten. Bei der Übernahme eines Ehrenamtes, zum Beispiel einer Vorstands- oder Geschäftsführerposition, ergeben sich die Aufgaben bereits aus der Satzung bzw. den entsprechenden Gesetzesregelungen. Eine schriftliche Vereinbarung kann darüber hinaus erforderlich sein, damit der Engagierte in den Schutz
- der gesetzlichen Unfallversicherung gelangt sowie
- in die Haftpflichtversicherung der Organisation eingebunden werden kann.
Pflichten des Engagierten
Aus dem Auftrag ergeben sich für den Engagierten folgende Pflichten:
- Wer einen Auftrag annimmt, sagt zu, diesen zu erfüllen – der Engagierte muss also in entsprechender Weise tätig werden. Dabei hat er sich an die Weisungen der Organisation zu halten. Wenn die Umstände dies erfordern, darf er aber auch von diesen abweichen.
- Gibt es keine anderen Absprachen, dann muss der Engagierte den Auftrag selbst ausführen. Bei Bedarf kann er sich aber Unterstützung suchen, für die er jedoch verantwortlich ist.
- Der Engagierte muss sorgfältig handeln und die ihm übertragenen Geschäfte ordnungsgemäß ausführen.
- Der Engagierte muss im Rahmen seines Auftrags die Verbraucherinitiative über alles Wichtige informieren.
- Gegenstände, die der Engagierte zur Ausführung des Auftrags erhält oder die er aus der Geschäftsbesorgung erlangt, gehören der Initiative.
In jeder Organisation gibt es mindestens ein Organ, das diese leitet und verwaltet und sie nach außen vertritt. Bei Verein, Genossenschaft und Stiftung heißt dieses Organ meist Vorstand; bei der GbR und der GmbH Geschäftsführung.
Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, hat das Leitungsorgan folgende Aufgaben zu erfüllen:
- die Verwirklichung des Organisationszwecks,
- die Vorbereitung und Durchführung der Beschlüsse gegebenenfalls weiterer Organe,
- die Verwaltung des Organisationsvermögens,
- die Erstellung des Wirtschaftsplans,
- die Buchführung,
- die Erstellung des Jahresabschlusses,
- die Berichterstattung über die Tätigkeit der Organisation,
- die Öffentlichkeitsarbeit und Mittelbeschaffung für die Zwecke der Organisation.
Rechte des Engagierten
Der Auftrag überträgt dem Engagierten aber auch Rechte:
- Der Engagierte hat einen Anspruch darauf, Geld- und Sachaufwendungen, wie zum Beispiel Porto-, Telefon- und Reisekosten, die er zur Ausführung seines Auftrags in erforderlicher Weise gemacht hat, erstattet zu bekommen.
- Für diese Aufwendungen kann der Engagierte auch einen Vorschuss verlangen.
- Eine Vergütung des Zeitaufwandes – mit den entsprechenden steuerlichen Folgen – ist bei Ehrenamtlichen grundsätzlich zulässig, wenn die Satzung dies erlaubt. Verbreitet ist die Zahlung der sogenannten Ehrenamtspauschale in Höhe von max. 720 Euro pro Jahr, die dann nicht selten an die Einrichtung zurückgespendet wird.
Die Verbraucherinitiative kann ein Auftragsverhältnis jederzeit widerrufen. Auch der Engagierte kann den Auftrag jederzeit kündigen, muss aber unter Umständen sicherstellen, dass die Initiative zeitnah einen Ersatz für ihn finden kann. Anders ist es, wenn ein wichtiger Grund vorliegt.
